เขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ฝึกตอนเรียนที่คลาร์ก

ผู้เรียนวัยทำงานเกือบทุกคนบอกว่าอยากพูดให้คล่อง แล้วใช้คาบเรียนทั้งหมดไปกับการพูด พอกลับไปทำงานจริงกลับพบว่าสิ่งที่ใช้ทุกวันคือการเขียน ทั้งอีเมล ข้อความสรุปหลังประชุม และเอกสารสั้น ๆ ที่ต้องส่งให้คนอ่านเอง

การเขียนมีลักษณะที่ต่างจากการพูดอย่างสำคัญคือ มันอยู่ถาวรและมีคนอ่านซ้ำได้ ข้อผิดที่หลุดไปในการพูดหายไปในสามวินาที แต่ข้อผิดในอีเมลจะอยู่ในกล่องจดหมายของคนอื่นตลอดไป และถูกส่งต่อได้ด้วย

ข่าวดีคือการเขียนเป็นทักษะที่ฝึกได้ตรงที่สุดในคอร์สเรียนภาษา เพราะได้ฟีดแบ็กเป็นลายลักษณ์อักษรและวัดความคืบหน้าได้ชัดกว่าการพูด

ทำไมคนเขียนอีเมลภาษาอังกฤษแล้วไม่ผ่าน

ปัญหาที่พบบ่อยไม่ใช่ไวยากรณ์ แต่เป็นสามเรื่องนี้

หนึ่ง ไม่บอกจุดประสงค์ในบรรทัดแรก ผู้เขียนจากบริบทไทยมักเริ่มด้วยการปูพื้นยาวก่อนเข้าเรื่อง เพราะรู้สึกว่าการเข้าเรื่องทันทีดูห้วน แต่ในบริบทการทำงานเป็นภาษาอังกฤษ ผู้อ่านคาดหวังจะรู้ตั้งแต่ประโยคแรกว่าอีเมลนี้ต้องการอะไร

สอง ไม่ระบุว่าอยากให้ผู้รับทำอะไร อีเมลจำนวนมากจบลงโดยผู้อ่านไม่รู้ว่าต้องตอบอะไร ต้องทำอะไร หรือภายในเมื่อไร ผลคือไม่มีใครตอบ แล้วผู้เขียนเข้าใจว่าภาษาตัวเองไม่ดีพอ ทั้งที่ปัญหาคือโครงสร้าง

สาม ระดับความสุภาพไม่ตรงกับสถานการณ์ ภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจมีระดับความสุภาพหลายชั้นเช่นเดียวกับภาษาไทย การใช้ระดับที่เป็นทางการเกินไปกับเพื่อนร่วมทีมทำให้ดูห่างเหิน ส่วนการใช้ระดับที่ตรงเกินไปกับลูกค้าอาจถูกตีความว่าเรียกร้อง

ฝึกอะไรในแต่ละสัปดาห์

การฝึกเขียนต้องมีลำดับ ไม่ใช่เขียนไปเรื่อย ๆ แล้วให้ครูแก้

สังเกตว่าเกณฑ์วัดผลไม่ได้พูดถึงไวยากรณ์เลย เพราะไวยากรณ์เป็นสิ่งที่ครูแก้ให้ได้เสมอ แต่โครงสร้างและความชัดเจนเป็นสิ่งที่คุณต้องออกแบบเอง

ใช้คาบเรียนอย่างไรให้คุ้มที่สุด

การเอาการเขียนเข้ามาในคาบเรียนมีวิธีที่ได้ผลต่างกันมาก

อย่าเขียนในคาบ เพราะเวลาในคาบมีค่าเกินกว่าจะใช้นั่งเขียนเงียบ ๆ ให้เขียนตอนกลางคืนแล้วส่งให้ครูอ่านก่อนคาบ วิธีนี้ทำให้เวลาในคาบใช้ไปกับการอธิบายและแก้เท่านั้น

ขอให้ครูแก้สองรอบ รอบแรกให้ดูโครงสร้างและความชัดเจนอย่างเดียว โดยยังไม่แตะไวยากรณ์ รอบที่สองค่อยแก้ภาษา การแยกสองรอบสำคัญมาก เพราะถ้าแก้พร้อมกัน สายตาจะไปจับที่คำผิดแล้วมองข้ามปัญหาเชิงโครงสร้างซึ่งใหญ่กว่า

ขอให้ครูอ่านแล้วบอกว่าเข้าใจว่าคุณต้องการอะไร ก่อนที่คุณจะอธิบาย นี่คือการทดสอบที่ตรงที่สุด ถ้าครูตีความผิด แปลว่าอีเมลนั้นยังใช้ไม่ได้ ไม่ว่าไวยากรณ์จะถูกแค่ไหน

ครูที่สอนคุณคือครูชาวฟิลิปปินส์ ส่วนครูเจ้าของภาษาในโรงเรียนกลุ่ม CAESA ทำหน้าที่ฝึกอบรมครูฟิลิปปินส์ ไม่ได้เข้าสอนนักเรียนโดยตรง การขอปรับรูปแบบคาบจึงต้องคุยกับครูประจำและฝ่ายวิชาการ อ่านวิธีคุยได้ที่ สัปดาห์แรก คุยอะไรกับครูให้ชัดตั้งแต่ต้น

เอาของจริงมาใช้ ถ้าทำได้

ผู้เรียนที่ยังทำงานไปด้วยมีข้อได้เปรียบมากในเรื่องนี้ เพราะมีวัตถุดิบจริงทุกวัน

วิธีที่ได้ผลคือเอาอีเมลที่ต้องเขียนจริงมาร่างก่อน แล้วให้ครูช่วยดูก่อนส่ง วงจรแบบนี้ทำให้การฝึกกับการใช้งานเป็นเรื่องเดียวกัน และคุณจะเห็นผลภายในไม่กี่สัปดาห์

ข้อควรระวังคือเรื่องความลับของข้อมูล ต้องลบชื่อบุคคล ชื่อบริษัท ตัวเลขทางธุรกิจ และรายละเอียดที่ระบุตัวตนออกทั้งหมดก่อนนำมาใช้ในคาบเรียน และควรตรวจสอบนโยบายด้านข้อมูลของบริษัทคุณเองก่อนเสมอ ถ้าไม่แน่ใจ ให้สร้างสถานการณ์สมมติที่คล้ายกันแทน

รายละเอียดการจัดชีวิตแบบทำงานไปด้วยอ่านต่อได้ที่ ทำงานรีโมตระหว่างเรียนที่คลาร์ก

สิ่งที่ควรเลิกทำ

เลิกแปลจากไทยทีละประโยค เพราะโครงสร้างการลำดับความคิดของอีเมลภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจต่างจากภาษาไทย การแปลตรงตัวมักได้อีเมลที่ถูกไวยากรณ์แต่อ่านแล้วไม่รู้ว่าต้องการอะไร ให้เริ่มจากการเขียนโครงเป็นข้อ ๆ ก่อนว่าจะบอกอะไรตามลำดับไหน แล้วค่อยเขียนเป็นประโยค

เลิกใช้ประโยคยาวเพื่อให้ดูสุภาพ ความสุภาพในบริบทนี้มาจากการเลือกคำและโครงสร้าง ไม่ได้มาจากความยาว ประโยคยาวมักทำให้เกิดข้อผิดมากขึ้นและอ่านยากขึ้นพร้อมกัน

เลิกใช้เครื่องมือแปลแล้วส่งทันที ถ้าใช้เครื่องมือช่วย ให้ใช้เป็นจุดตั้งต้นแล้วอ่านทวนเองทุกครั้ง เพราะข้อความที่ออกมาอาจมีระดับความสุภาพไม่ตรงกับความสัมพันธ์จริง และคุณจะไม่ได้ฝึกอะไรเลยถ้าไม่ได้อ่านทวน

วัดว่าดีขึ้นไหมอย่างไร

การเขียนมีข้อดีคือเก็บหลักฐานได้ ให้เก็บงานเขียนของตัวเองทุกชิ้นไว้ในที่เดียว เรียงตามวันที่

จากนั้นทุกสองสัปดาห์ ให้กลับไปอ่านชิ้นแรกอีกครั้ง สิ่งที่คนส่วนใหญ่เห็นไม่ใช่คำศัพท์ที่ยากขึ้น แต่คือ ความยาวที่ลดลงและความชัดเจนที่เพิ่มขึ้น ซึ่งเป็นทิศทางที่ถูกต้อง งานเขียนที่ดีขึ้นมักสั้นลง ไม่ใช่ยาวขึ้น

อีกตัวชี้วัดที่ใช้ได้คือจำนวนครั้งที่ต้องส่งอีเมลตามซ้ำเพราะไม่มีใครตอบ ถ้าตัวเลขนี้ลดลง แปลว่าโครงสร้างของคุณชัดขึ้นจริง วิธีวัดพัฒนาการด้านอื่นอ่านต่อได้ที่ วัดพัฒนาการภาษาอังกฤษด้วยตัวเอง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ควรเรียนคอร์สเขียนโดยเฉพาะไหม

ขึ้นกับสัดส่วนที่คุณต้องใช้จริง ถ้าเขียนเป็นงานหลัก คอร์สที่มีคาบเขียนแยกจะตรงกว่า ถ้าเขียนเป็นส่วนเสริม การขอเพิ่มงานเขียนเข้าไปในคาบตัวต่อตัวก็เพียงพอ รูปแบบคอร์สต่างกันไปในแต่ละโรงเรียน ควรสอบถามก่อนสมัคร

เขียนวันละกี่ชิ้นถึงจะพอ

หนึ่งชิ้นสั้น ๆ ต่อวันสม่ำเสมอได้ผลดีกว่าเขียนยาวสัปดาห์ละครั้ง เพราะความถี่ทำให้โครงสร้างติดมือ

ครูฟิลิปปินส์แก้งานเขียนเชิงธุรกิจได้ดีไหม

ครูที่ผ่านการอบรมสามารถแก้โครงสร้างและภาษาได้ แต่บริบทเฉพาะของอุตสาหกรรมคุณต้องอธิบายให้ครูฟังเอง การเตรียมบริบทไปด้วยทำให้ฟีดแบ็กตรงขึ้นมาก

จบคอร์สแล้วจะรักษาทักษะนี้ไว้อย่างไร

การเขียนรักษาง่ายกว่าการพูดเพราะทำคนเดียวได้ ให้ตั้งกติกาว่าอีเมลภาษาอังกฤษทุกฉบับต้องอ่านทวนหนึ่งรอบก่อนส่ง อ่านต่อได้ที่ รักษาภาษาอังกฤษหลังกลับไทย

การเขียนคือทักษะที่เห็นผลชัดที่สุดเมื่อกลับไปทำงาน ถ้าจัดเวลาให้มันตั้งแต่ต้นคอร์ส ดูโรงเรียนสมาชิก CAESA ทั้ง 8 แห่ง หรือ ติดต่อเรา เพื่อสอบถามคาบเรียนด้านการเขียนของแต่ละโรงเรียน