Luyện viết email tiếng Anh trong khóa du học
Trong một ngày làm việc bình thường với đối tác nước ngoài, bạn nói tiếng Anh bao nhiêu phút và viết tiếng Anh bao nhiêu lần? Với phần lớn người đi làm, câu trả lời nghiêng hẳn về phía viết. Email, tin nhắn công việc, tài liệu, báo cáo — đó mới là thứ đồng nghiệp và khách hàng nhìn thấy nhiều nhất.
Vậy mà trong các khóa du học tiếng Anh, viết thường là môn bị bỏ qua. Lý do dễ hiểu: người học đi xa để luyện nói, và viết thì "ở nhà cũng viết được". Nhưng ở nhà bạn viết mà không có ai sửa — đó chính là khác biệt.
Vì sao viết đáng được luyện ở đây
Ba lý do rất cụ thể.
Thứ nhất, sai trong văn viết tồn tại lâu hơn. Một câu nói sai trôi đi trong ba giây; một câu email viết sai nằm trong hộp thư của người nhận và được chuyển tiếp cho người khác.
Thứ hai, viết là nơi duy nhất bạn nhìn thấy lỗi của mình bằng mắt. Khi nói, bạn không kịp nhận ra mình dùng sai thì hay thiếu mạo từ. Trên giấy, mọi thứ hiện ra.
Thứ ba, viết kéo nói lên. Câu bạn viết đi viết lại nhiều lần sẽ trở thành cấu trúc bạn nói được trôi chảy. Chiều ngược lại thì hiếm khi xảy ra.
Đưa việc viết vào giờ học thế nào
Nguyên tắc: đừng viết trong giờ 1 kèm 1. Giờ đó quá đắt để dùng cho việc bạn có thể tự làm. Hãy viết vào buổi tối và dùng giờ lớp để chữa.
Quy trình bốn bước cho mỗi bài:
- Tối hôm trước, viết trong 20 phút. Đặt hẹn giờ, viết một mạch, không tra từ điển giữa chừng. Chỗ nào bí thì để trống hoặc viết bằng tiếng Việt trong ngoặc.
- Mang vào lớp và đọc to. Nghe chính giọng mình đọc là cách phát hiện câu lủng củng nhanh nhất.
- Nhờ giáo viên chữa theo hai tầng. Tầng một: lỗi sai. Tầng hai: chỗ đúng ngữ pháp nhưng người bản ngữ không viết thế. Tầng hai mới là phần đáng tiền.
- Viết lại bản thứ hai và nộp lại hôm sau. Bước này bị bỏ qua nhiều nhất, và nó là bước duy nhất tạo ra tiến bộ thật.
Cách đặt yêu cầu để giờ 1 kèm 1 xoay theo mục tiêu của bạn nằm ở bài tận dụng tối đa giờ học 1 kèm 1.
Bốn dạng nên luyện, theo thứ tự
Dạng 1 — email yêu cầu. Nhờ ai đó làm gì, có hạn cụ thể. Đây là dạng phổ biến nhất và cũng là dạng người Việt hay viết dài quá mức cần thiết. Mục tiêu: dưới 6 câu, người đọc biết ngay phải làm gì và trước khi nào.
Dạng 2 — email từ chối hoặc báo tin xấu. Trễ hạn, không nhận được đề nghị, phải hủy lịch. Dạng này đòi hỏi sự cân bằng giữa rõ ràng và lịch sự, và là dạng gây căng thẳng nhất khi phải viết gấp.
Dạng 3 — tóm tắt cuộc họp. Ai làm gì, hạn khi nào, còn vướng gì. Viết được dạng này nghĩa là bạn đã nghe hiểu cuộc họp — nên nó vừa luyện viết vừa kiểm tra nghe. Phần luyện nghe trong họp có ở bài họp online và gọi điện bằng tiếng Anh.
Dạng 4 — tài liệu dài hơn. Đề xuất, báo cáo, mô tả sản phẩm. Chỉ nên bắt đầu sau khi ba dạng trên đã ổn.
Sáu lỗi hay gặp ở người viết tiếng Việt
Đây là những chỗ đáng nhờ giáo viên soi kỹ nhất, vì chúng lặp lại chứ không ngẫu nhiên.
| Lỗi | Biểu hiện | Hướng sửa |
|---|---|---|
| Mở đầu quá dài | Ba câu xã giao trước khi vào việc | Nêu mục đích ngay câu đầu hoặc câu hai |
| Câu quá dài | Nhiều mệnh đề nối bằng "and", "which" | Cắt thành hai, ba câu ngắn |
| Thiếu mạo từ | Bỏ "a", "the" theo thói quen tiếng Việt | Đọc to bản nháp, tai sẽ bắt được |
| Sai thì | Trộn quá khứ và hiện tại trong cùng đoạn | Chọn một mốc thời gian rồi giữ nguyên |
| Yêu cầu mơ hồ | "Please check soon" | Nêu rõ việc và ngày cụ thể |
| Dịch nguyên văn thành ngữ | Chuyển thẳng cách nói tiếng Việt | Diễn đạt lại bằng câu đơn giản |
Lỗi cuối là lỗi khó tự thấy nhất, và cũng là lý do chính đáng nhất để nhờ người khác đọc.
Bộ khung dùng lại được
Thay vì học thuộc mẫu email, hãy nhớ bốn khối và tự lắp:
- Mục đích — một câu, đặt ngay đầu thư
- Bối cảnh — tối đa hai câu, chỉ nêu thứ người nhận cần biết
- Việc cần làm — ai làm gì, trước khi nào
- Kết — một câu mời phản hồi
Bốn khối này dùng được cho gần như mọi email công việc. Điều bạn cần luyện không phải là mẫu, mà là khả năng nén phần bối cảnh — đây là phần luôn phình ra ở người mới viết.
Ba việc tự làm được mỗi ngày
Ngoài giờ lớp, ba thói quen nhỏ này có tác dụng tích lũy rõ:
- Viết ba câu tiếng Anh về ngày hôm nay trước khi ngủ. Không cần hay, cần đều.
- Chép lại một email tiếng Anh viết tốt mà bạn nhận được, rồi tự viết một email tương tự với nội dung của mình.
- Giữ một tệp riêng cho các câu được giáo viên chữa, phân loại theo dạng thư. Sau tám tuần, tệp này chính là cẩm nang riêng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng công cụ hỗ trợ viết không?
Dùng để kiểm tra lần cuối thì hữu ích. Nhưng nếu bạn để công cụ viết hộ ngay từ đầu, giờ học chữa bài sẽ mất ý nghĩa vì giáo viên đang chữa văn của máy, không phải văn của bạn. Hãy viết bản đầu bằng chính sức mình.
Khóa ngắn 4 tuần có nên dành thời gian cho viết không?
Nếu công việc của bạn chủ yếu là email và tài liệu thì có, dù chỉ một tiết mỗi ngày. Nếu mục tiêu là phỏng vấn hoặc giao tiếp trực tiếp thì nên dồn cho nói, và để phần viết cho giai đoạn sau khi về nước — các cách duy trì được liệt kê trong bài giữ trình độ tiếng Anh sau khi về nước.
Trường nào cũng có môn viết chứ?
Phần lớn có, nhưng mức độ và cách chấm khác nhau. Hãy hỏi trường xem môn viết được chữa thế nào — chữa từng bài hay chỉ chấm điểm — vì chính khâu chữa mới tạo ra giá trị.
Lời kết
Viết là kỹ năng rẻ nhất để luyện và bị bỏ quên nhiều nhất. Hãy viết ở nhà, chữa ở lớp, viết lại lần hai, và tập nén phần bối cảnh. Sau vài tuần, thứ thay đổi không chỉ là email của bạn — cách bạn tổ chức ý khi nói cũng gọn hẳn lại.
CAESA là hiệp hội 8 trường tiếng Anh được chính phủ Philippines cấp phép tại Clark Freeport Zone, trong đó có các trường có chương trình tiếng Anh công việc. Nếu bạn cần một khóa tập trung vào email và tài liệu, hãy mô tả công việc của mình cho chúng tôi.